Datové schránky – konec čekání na úřadech i nedoručených dopisů.
Asi většina z nás má nějakou zkušenost se zatoulaným dopisem. Zpožděné vánoční přání nebo ztracený katalog oblíbeného obchodu zamrzí, ale to je vše. Rozhodně vám nepřinese závažné problémy. Oproti tomu nedoručené úřední psaní může adresáta, a v některých případech i odesílatele, potrápit hodně. Roztržitá pošťačka, uvedení chybné adresy, přebývání na jiné, než trvalé adrese, to vše může zapříčinit, že důležitý dopis k vám nedorazí tak, jak má. Mnohdy stačí delší dovolená, během které si nezvládnete vyzvednout doporučené psaní v předepsané lhůtě a komplikace jsou na světě.
Tento problém, alespoň co se týče úředních psaní, má jednoduché řešení. Toto řešení se jmenuje datová schránka. Díky ní vám bude doručeno úřední psaní kamkoliv, kde se zrovna nacházíte, protože pokud ji máte, musí být všechna úřední psaní doručena jejím prostřednictvím. Navíc tahle schránka umí nejen pasivně přijímat poštu, ale nabízí i další možnosti. Jedná se v podstatě o elektronické úložiště sloužící k dodávání dokumentů a fungující s maximální mírou ochrany, tedy s ověřením totožnosti vlastníka schránky. Datová schránka tedy nabízí zdarma, snadno a rychle elektronicky komunikovat se státními institucemi a společnostmi, dále zasílat a přijímat elektronické dokumenty a zprávy a v neposlední řadě komunikovat se státem kdekoli a kdykoli.
Od letošního ledna mají povinnost datovou schránku používat všichni živnostníci a další podnikatelé (OSVČ). Povinné je používání také pro zbývající právnické osoby, pro které bylo doposud zřízení dobrovolné. To se týká především zájmových spolků, společenství vlastníků jednotek, nadací nebo obecně prospěšných společností. Ti se tak přidají k právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku (obchodní společnosti a družstva), advokátům, daňovým poradcům, exekutorům či insolvenčním správců a v neposlední řadě k orgánům veřejné moci, jako jsou úřady nebo soudy.
A jak tedy postupovat, pokud jste podnikající fyzická osoba, která doposud datovou schránku neměla? Nemusíte dělat nic, stačí vyčkat. Zřízení služby zařizuje stát a v období od 1. ledna do 31. března zašle všem dotčeným přístupové údaje poštou. Uživatelé se nemusí následně ani nikde registrovat či něco aktivovat, po přihlášení je služba již plně funkční.
Automaticky bude datová schránka založena i všem občanům, kteří kdykoliv v době od 1. ledna 2023 zahájí jakoukoliv komunikaci se státem prostřednictvím elektronické identity. Tedy v případě využití služeb tzv. eGovernmentu (např. připojení k Portálu občana) s přihlášením přes bankovní identitu, eObčanku s čipem, Moje ID, mobilního klíče eGovernmentu I.
i CA s čipovou kartou. Dle státu tento krok ukazuje, že je občan k obsluhování datové schránky dostatečně informačně gramotný. Přihlášení pak probíhá pomocí elektronického nástroje, na základě jehož použití byla služba zřízena. Informován o zřízení „datovky“ nebude v tomto případě poštou, ale v okamžiku přihlášení přes Národní bod pro autentizaci a identifikaci NIA, případně emailem, pokud byla tato možnost zvolena.
Jak už je uvedeno výše, každý majitel datové schránky musí obdržet veškeré úřední dokumenty jejím prostřednictvím. Tato povinnost je zatím jednosměrná a občanům je ponechána volba zasílat příslušné dokumenty jakoukoliv formou, tedy např. klasicky v tištěné verzi poštou nebo osobně skrze podatelny. Existují však některé výjimky, jedna z nich se týká komunikace s finanční správou, v tomto případě bylo zaslání dokumentu jinou než elektronickou formou dokonce sankciováno, a to automatickou pokutou dva tisíce. I přes to, že se tato povinnost vztahovala pouze na majitele datových schránek zřízených na základě zákona, byla sankce vyhodnocena jako nepřiměřená a novelou platnou od roku 2021 změněna. Nyní „hříšníkům“ hrozí jen tisícikorunová pokuta, ale až v případě, že nereagují na výzvu finančního úřadu. A ani tato změna není konečná. Vzhledem k velkému nárůstu počtu datových schránek a k faktu, že se povinnost elektronické komunikace nevztahovala na ty, kteří měli datovku založenou pouze z vlastní iniciativy, by byla vymahatelnost této povinnosti velmi složitá. Podle novely daňového řádu a zákona o daních z příjmu, tak bude povinnost elektronické komunikace uložena pouze podnikatelům.
Datové schránky fungují již od roku 2009 a řada lidí si jejich fungování nemůže vynachválit, i v tomto případě se však najdou jejich odpůrci. Hlavním argumentem je ztráta možnosti vybrat jiný komunikační kanál, než elektronický a pak také obava z uživatelské náročnosti. Samozřejmě má tento systém také své mouchy a neustále se vyvíjí, ale uvedené obavy nejsou příliš na místě. K prvnímu bodu, lze říci jen, že pokud chceme jednoduchou a efektivní komunikaci úřadů s veřejností, bude muset být dřív či později úplně obousměrná. Tomu nahrává i finanční stránka věci. Zatímco odeslání klasického doporučeného dopisu je v základní verzi zpoplatněno Českou poštou částkou 52 korun, komunikace se státem a dalšími orgány veřejné moci je zdarma, v případě komerční zprávy zaplatíte pět korun. Co se pak týče uživatelské náročnosti, je prakticky minimální. Lze říci, že pokud umíte přijmout a odeslat email, nebude vám činit žádné potíže ani využívání datové schránky. Všechny potřebné informace se nachází na uživatelsky přívětivém portálu https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/ . Přes portál se nejen přihlašujete do své schránky, ale můžete si datovou schránku, v případě, že máte aktivní identitu občana či jiný způsob ověření, rovnou i založit. A to během pár minut a z pohodlí domova. Další možností je pak založení na jakékoliv pobočce Czech POINTU. Příslušná nastavení provedete přímo ve vaší schránce, velmi dobrým pomocníkem jsou například notifikace, kdy lze nastavit upozornění emailem. Pozornost věnujte také archivaci dokumentů. V rámci běžného nastavení je zpráva z datové schránky smazána po 90 dnech, v případě, že chcete mít zprávu archivovanou déle a zároveň zachovat její platnost, můžete využít zpoplatněnou službu datový trezor.