Aktuální situace, související s probíhající pandemií COVID-19, nahnala řadu zaměstnanců i živnostníků z kanceláří a sdílených pracovních prostor k práci z domova. Kdo není na home office zvyklý, pro toho může jít o velký nezvyk. Je důležité se na home office řádně připravit a skutečně k tomuto způsobu práce přistupovat tak, jako by šlo o práci v kanceláři. V tomto článku vám nabídneme několik rad a nástrojů, jak práci z domova co nejlépe zvládnout.
Home office není “no office”
Prostředí domova je v tomto směru zrádné. Láká nás televize v obýváku, plná lednička, balkon, zahrada, gauč i postel. Zkuste si pro svou práci vyhradit ideálně celou místnost, případně kout, který si zařídíte tak, aby vám co nejvíce připomínal pracovní prostředí, a který bude oproštěn od všech prvků, které by vás mohly rozptylovat. Zapomeňte na práci v pyžamu, s obřím hrnkem kávy v ruce a s vrabčím hnízdem na hlavě. I k práci z domova přistupujte tak, jako byste chodili do kanceláře – vstávejte vždy ve stejnou dobu, osvojte si pravidelný ranní rituál, převlečte se, učešte, namalujte (pokud máte ve zvyku se malovat). V kanceláři jsme zvyklí mít většinou vše potřebné po ruce – papíry, sešívačky i náplně, děrovačky, lepicí pásky a vše, co ke své práci potřebujeme. Ujistěte se tedy, že vše potřebné máte po ruce i ve své domácí kanceláři. Pokud chcete šetřit papírem, můžete si poznámky psát na smartphone nebo tablet se stylusem (Samsung Galaxy Note, iPad s Apple Pencil). Máte-li doma děti, které si dlouhou chvíli krátí hraním online her, zjistěte si, zda je možné váš router rozdělit do dvou pásem – jedno vyhraďte dětem na hraní, druhé si rezervujte pro práci.
Vybavte se aplikacemi, využijte online prostor
V závislosti na tom, jaké práci se budete doma věnovat, si pořiďte užitečné aplikace. Pro poznámky je výborná Microsoft OneNote, na webu najdete online kancelářské nastroje Google Docs, Google Sheets, Google Keep a Google Prezentace, které navíc umožňují sdílení s kolegy. Hodit se vám mohou také online cloudová úložiště – může jít třeba o Google Disc, Mega, OneDrive, Dropbox, pro posílání souborů můžete využít českou Leteckou poštu nebo Úschovnu. Ke komunikaci s kolegy můžete využít platformy Slack, Trello, nebo třeba Microsoft Team, pro sdílení událostí můžete s kolegy založit sdílený kalendář na Googlu. Jednoduché problémy můžete s kolegy řešit prostřednictvím hlasování v Doodle, pro správu projektů lze využít plaftormu Asana.
Klid a zdravý rozum
Psychická pohoda je pro práci z domova nesmírně důležitá. Je možné, že teď budete mít trochu volného času navíc. Snažte se ho využít efektivně a ve svůj prospěch – můžete se vzdělávat s pomocí platforem Coursera, iTunes U, edX a další. Zkuste čas využít také k praktikování meditace a mindfulness – a to třeba i přes to, že jste se oběma těmto fenoménům dosud vyhýbali obloukem. Možná budete překvapeni, jak moc jsou tyto praktiky prospěšné. Zkuste si svou práci zorganizovat – za pomoci časomíry si můžete nastavit pětadvacetiminuté okno, ve kterém se budete výhradně věnovat práci, a střídat ho s krátkými přestávkami, během kterých naopak na práci ani nepomyslíte. Pokud máte problém se doma na práci pořádně soustředit, vezměte si na pomoc náhlavní sluchátka s pořádnou zvukovou izolací a napomozte svému soustředění i produktivitě “kouzelnými” zvuky – osvědčená je například aplikace Noisli, která nabízí dostatek zvukových programů pro všechny možné příležitosti. A pokud by vám náhodou docházela motivace k práci, můžete se nechat inspirovat přednáškami TedX nebo příběhy podnikatelů v rámci podcastů a videí platformy Na volné noze.
Řešení pro videokonference
Pro případ videokonferencí existuje řada skvělých řešení, a překvapivě kvalitní produkty pocházejí také z dílny nepříliš známých firem. Whereby.com nabízí možnost propojit až dvanáct lidí (v případě placené verze), případně až čtyři účastníky (neplacená varianta). Pokud byste se rozhodli pro placenou verzi, vyjde vás na 10 dolarů měsíčně, a pro většinu týmů je naprosto dostačující. Výhodou je, že si nikdo nic neinstaluje a nevytváří žádné účty – stačí poslat odkaz ve tvaru https://whereby.com/konference a otevřít jej v prohlížeči. Dalším benefitem je to, že program je webová služba a projde i přes případná omezení v firemní síti. Obvykle bývá problém jenom s ne-IT lidmi, aby si povolili kamerky a mikrofony. Program je navádí, ale stává se jim, že mají na svém laptopu v systému tyto periferie zakázané, nebo mají zapnuté blokování nějakou funkční klávesou a neumí potřebná nastavení správně provést. Není to ale nic, co by nevyřešilo krátké školení – byť po telefonu. Whereby nabízí také aplikaci pro smartphone, kde obvykle funguje velmi dobře hned napoprvé. Whereby nabízí spoustu funkcí, potřebných pro videokonference, jako je sdílení obrazovky, a to jak z počítače, tak i z mobilu. Klasiku pro videokonference představuje Skype. I zde je zapotřebí provést zkoušku povolení kamery a mikrofonu. Do videokonference na Skypu můžete připojit až padesát osob v závislosti na kvalitě počítače, ze kterého je aktivován hovor. V případě využití verze Skype pro web není zapotřebí účet, u aplikace již ano, což může být pro případné účastníky problém. Společnost Google nabízí řešení s názvem Hangouts. V neplacené verzi můžete do Hangouts zapojit až deset lidí pro hlasové hovory a stovku lidí pro chat. Součástí placených služeb Googlu GSuite je nástroj Google Meets. Její obrovskou výhodou je možnost připojit se i s telefonem přes telefonní síť (pevná, mobilní) i v případě, že nefungují data, nebo je datová síť přetížená. Google Meets můžete používat i v rozhraní webového prohlížeče, a není tedy zapotřebí instalovat jakékoliv aplikace. Google Meets skvěle funguje i na mobilu, ve všech případech je ale zapotřebí Google účet. Řadu skvělých funkcí nabízí nástroj s názvem Adobe Connect. Nabízí aplikaci pro iOS i pro Android, nevýhodou je ale poměrně zdlouhavý proces nastavení a instalace, a to jak na PC, tak i na Macu. Moderátor má v Adobe Connect možnost ovládat jednotlivé připojené uživatele, v Trial verzi se může připojit až třicet účastníků. Aplikace je kompletně v angličtině a poradí si s ní spíše zkušenější a především trpěliví uživatelé.
Zdroj fotografií: Unsplash